O que aprender com os PROCESSOS FUNDAMENTAIS de um ERP + Dicas de Automatização
A expansão de uma empresa por meio da implantação de um ERP é um desafio que exige planejamento, estruturação e a correta parametrização dos sistemas de gestão. Neste artigo, abordamos os principais processos envolvidos nessa implantação, com base em um projeto onde participei de:
Expansão empresarial que contempla as áreas de Faturamento, Compras, Estoque/PCP, Financeiro, Fiscal e Contabilidade.
Colocarei em cada tópico do que se trata o módulo e em seguida darei exemplos de como dar um "plus". Quando falamos de módulos de ERP, logo vem a ideia do "feijão com arroz". Mas não. Na medida em que um sistema de gestão é necessário se trata no fim de algo básico que toda empresa precisa para sobreviver, você pode extrair mais inteligência e capacidade de decisão.
Iniciando pelo principal...Vender, vender, módulo Faturamento
1. Faturamento: Automatização e Controle de Vendas
O módulo de Faturamento garante a correta emissão de documentos fiscais e a integração das vendas com os demais setores da empresa. Entre as principais atividades estão:
Cadastro de clientes, fornecedores, bancos e condições de pagamento;
Configuração de tabelas de preços e regras de desconto;
Emissão e transmissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e);
Liberação de pedidos de venda e controle de crédito;
Consultas e relatórios para acompanhamento da performance de faturamento.
Um fluxograma de um processo de faturamento para uma indústria moderno e dinâmico a fim de trazer menos desperdício de tempo
Considerar Análise de Risco de Cliente, Agrupamento de Carga e Roteirização:
Análise de Risco de Cliente
Por que a análise de risco de cliente é importante?
Redução de inadimplência – Avalia a capacidade do cliente de honrar compromissos financeiros.
Prevenção a fraudes – Identifica comportamentos suspeitos ou históricos problemáticos.
Conformidade regulatória – Evita sanções legais e garante que a empresa cumpra normas financeiras e fiscais.
Tomada de decisão mais assertiva – Permite ajustar limites de crédito e condições de pagamento com base em dados concretos.
Como automatizar a análise de risco?
A automação pode acelerar e padronizar a análise de risco, tornando o processo mais eficiente e menos subjetivo. Algumas estratégias incluem:
Integração com bancos de dados externos
Machine Learning e Score de Crédito
RPA (Automação Robótica de Processos)
Regras de Negócio e Algoritmos de Decisão
Monitoramento Contínuo
Por que "Agrupamento de Carga e Roteirização" é tão importante?
O agrupamento de carga e a roteirização são processos essenciais para otimizar o transporte de mercadorias, reduzindo custos logísticos e melhorando a eficiência operacional. Esses processos impactam diretamente a competitividade da empresa, garantindo entregas mais rápidas e com menor desperdício de recursos.
Benefícios principais:
Redução de custos – Otimiza o uso da frota, diminuindo o número de viagens e melhorando a ocupação dos veículos.
Menor tempo de entrega – Permite criar rotas mais eficientes, reduzindo atrasos e melhorando o nível de serviço.
Sustentabilidade – Reduz emissões de CO₂ e consumo de combustível.
Melhoria na gestão da frota – Maximiza a utilização dos veículos e melhora o planejamento logístico.
Maior previsibilidade – Facilita o acompanhamento e controle das entregas.
Como automatizar o processo?
A automação do agrupamento de carga e roteirização pode ser feita por meio de tecnologias e sistemas inteligentes, que analisam variáveis como distância, capacidade dos veículos, tempo de entrega e restrições operacionais.
1. Sistemas de Gestão de Pedidos (OMS - Order Management System)
Utiliza algoritmos para agrupar pedidos com base na proximidade dos destinos e no tipo de mercadoria.
Gera rotas otimizadas automaticamente considerando restrições de trânsito, pedágios e tempo de entrega.
Aqui você pode ver um projeto que visa uso de Google Maps integrado ao sistema de gestão
2. Uso de Inteligência Artificial e Machine Learning
Algoritmos de aprendizado de máquina podem prever padrões de demanda e sugerir melhores estratégias de distribuição.
Simulações baseadas em big data ajudam na tomada de decisões sobre quais veículos utilizar e como distribuir as cargas.
3. Integração com GPS e IoT
Rastreamento em tempo real para ajustes dinâmicos das rotas.
Sensores IoT monitoram peso da carga, temperatura e outros fatores críticos.
4. Automação via RPA (Robotic Process Automation)
Processos repetitivos, como cálculo de frete e separação de pedidos, podem ser automatizados com bots de RPA.
Integração com ERPs (como TOTVS Protheus) para otimizar a comunicação entre pedidos e transporte.
5. Algoritmos de Roteirização
Métodos como Algoritmo Genético, Método de Clarke & Wright e Otimização por Colônia de Formigas são utilizados para calcular rotas eficientes.
Ferramentas como Google OR-Tools, GraphHopper e OpenRouteService podem ser usadas para gerar trajetos otimizados.
Abaixo um processo básico de faturamento para você se guiar:
2. Compras: Eficiência na Cadeia de Suprimentos
A gestão eficiente das compras é fundamental para manter os estoques equilibrados e evitar desperdícios. As principais atividades incluem:
Cadastro de fornecedores, produtos e condições comerciais;
Geração e análise de cotações;
Cadastro e aprovação de pedidos de compra;
Integração com o estoque para previsão de demanda e reposição automática.
Por que a eficiência na cadeia de suprimentos é tão importante?
Redução de custos – Um processo bem ajustado reduz desperdícios, estoques desnecessários e custos com transporte e armazenamento.
Maior agilidade – Permite atender pedidos com mais rapidez e menor tempo de espera.
Menos erros e retrabalho – Com processos bem definidos e integrados, há menos falhas na movimentação de produtos e na comunicação entre setores.
Melhoria na experiência do cliente – Entregas rápidas e confiáveis aumentam a satisfação e fidelização dos clientes.
Maior resiliência – Empresas eficientes lidam melhor com crises, variações na demanda e imprevistos logísticos.
Cumprimento de exigências legais – Algumas regulamentações, como o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) e o CIOT no Brasil, precisam ser seguidas para evitar multas.
Como automatizar a cadeia de suprimentos?
A automação envolve integrar softwares e tecnologias que reduzem tarefas manuais e aumentam a precisão dos processos. Algumas formas de implementar isso incluem:
1. RPA (Automação de Processos Robóticos)
Robôs podem automatizar tarefas repetitivas, como emissão de pedidos, cálculo de impostos e atualização de estoques.
Ferramentas como Python + Selenium ou N8N podem ser usadas para automação sem intervenção humana.
2. Inteligência Artificial e Análise de Dados
Previsão de demanda baseada em históricos de vendas.
Otimização de rotas de entrega usando IA para reduzir tempo e custo de transporte.
3. IoT (Internet das Coisas) e Sensores
Monitoramento de estoque em tempo real com sensores RFID.
Controle de temperatura e umidade para produtos sensíveis.
4. EDI (Troca Eletrônica de Dados)
Permite comunicação automática entre fornecedores, transportadoras e clientes.
Evita erros e agiliza a confirmação de pedidos.
5. Chatbots e Assistentes Virtuais
Atendimento automatizado para fornecedores e clientes, reduzindo necessidade de intervenção manual.
6. Blockchain na Logística
Aumento da segurança e rastreabilidade das mercadorias.
Redução de fraudes e erros no transporte.
Pra entender mais...
Atualmente é utilizado muito o termo Supply Chain. E isso pode ser muito amplo pra quem ainda não entendeu a tal da Cadeia de Suprimentos:
3. Estoque/PCP: Controle e Planejamento da Produção
A implantação do Estoque e PCP (Planejamento e Controle da Produção) permite um fluxo eficiente de entrada e saída de mercadorias, bem como a correta gestão da produção. Destacam-se:
Cadastro de produtos, estruturação de endereçamento e saldos iniciais;
Movimentação de estoques (entradas, saídas e transferências);
Ordem de produção integrada ao planejamento de vendas;
Relatórios e auditorias para controle de inventário.
A importância do Controle e Planejamento da Produção
O Controle e Planejamento da Produção (PCP) é fundamental para qualquer empresa que fabrica produtos, pois garante que os recursos sejam utilizados da forma mais eficiente possível, reduzindo desperdícios, otimizando estoques e garantindo que os pedidos sejam atendidos no prazo correto.
Os principais benefícios de um PCP bem estruturado incluem:
Otimização de recursos: Evita desperdícios de matéria-prima e mão de obra.
Redução de custos: Melhora a eficiência operacional, reduzindo custos com estoques excessivos e retrabalho.
Cumprimento de prazos: Garante entregas dentro do prazo, aumentando a satisfação do cliente.
Flexibilidade e adaptação: Permite ajustes rápidos em caso de mudanças na demanda ou falhas na produção.
Melhoria na tomada de decisão: Fornece dados precisos para decisões estratégicas.
Como automatizar o PCP?
A automação do PCP envolve o uso de softwares e tecnologias que ajudam a monitorar, planejar e otimizar os processos produtivos. Algumas formas de automação incluem:
Sistemas de gestão integrados
APS (Advanced Planning and Scheduling)
RPA (Robotic Process Automation) (O que é RPA?)
MES (Manufacturing Execution System)
IoT (Internet das Coisas) e Sensores
Inteligência Artificial e Machine Learning
Exemplo de automação do PCP no TOTVS Protheus
Se você trabalha com TOTVS Protheus, algumas estratégias incluem:
Utilizar tabelas como SB1 (cadastro de produtos) e SC5 (ordens de produção) para controlar estoques e ordens.
Criar automações com AdvPL ou Python para geração automática de ordens de produção com base no estoque mínimo.
Integrar o Protheus com ferramentas de BI para análises avançadas e previsões de demanda.
Configurar alertas e notificações via RPA para acompanhamento do status da produção.
...Um vídeo bem didático sobre PCP:
4. Financeiro: Contas a Pagar e Receber
A gestão financeira das novas filiais precisa garantir previsibilidade de caixa e controle sobre os pagamentos e recebimentos. O escopo inclui:
Cadastro de bancos, condições de pagamento e recebimento;
Inclusão e gestão de títulos a pagar e a receber;
Geração de borderôs de pagamento e envio de arquivos de cobrança;
Compensação de cheques e liquidação de faturas.
Dashboards financeiros são essenciais porque fornecem uma visão consolidada e visual dos principais indicadores financeiros da empresa, ajudando na tomada de decisão rápida e eficiente. Eles permitem:
Monitoramento em tempo real – Atualizam automaticamente os dados financeiros, facilitando a identificação de tendências e problemas.
Tomada de decisão baseada em dados – Os gestores podem agir com base em informações concretas, em vez de suposições.
Redução de erros e inconsistências – A automatização elimina processos manuais suscetíveis a falhas.
Maior eficiência operacional – Reduz o tempo gasto na consolidação de relatórios financeiros manuais.
Automatizar a criação de dashboards financeiros
Integração com sistemas ERP e bancos de dados
ETL e processamento de dados
Ferramentas de visualização de dados
Automação de atualização
Alertas e notificações
Para que você tenha clareza sobre seu financeiro, com dados online, o uso de dashboards é imprescindível. Hoje em dia você tem o Power BI, Tableau, Python e muitas outras tecnologias fáceis de implementar, Veja alguns exemplos de "dashs":
5. Fiscal: Conformidade com a Legislação
O módulo Fiscal garante a apuração correta de tributos e a geração de obrigações acessórias. Entre os principais processos, destacam-se:
Cadastro e parametrização de regras fiscais (ICMS, IPI, PIS, COFINS);
Retenção de impostos em notas fiscais de entrada e saída;
Apuração de impostos e geração de guias de recolhimento;
Validação de obrigações acessórias (SPED Fiscal, EFD-Contribuições, entre outros).
Ajustar a área fiscal para estar em conformidade com a legislação é essencial para qualquer empresa porque garante que todas as obrigações tributárias sejam cumpridas corretamente, evitando multas, autuações e problemas jurídicos. Além disso, a conformidade fiscal melhora a credibilidade da empresa perante órgãos reguladores, fornecedores e clientes.
Importância de manter a conformidade fiscal
Evita Penalidades – Erros no cumprimento de obrigações fiscais podem resultar em multas e juros altos.
Reduz Riscos Jurídicos – A falta de conformidade pode levar a autuações e processos administrativos.
Melhora a Gestão Financeira – Um controle fiscal eficiente permite melhor planejamento tributário.
Facilita Auditorias e Fiscalizações – Ter processos bem estruturados reduz o tempo e o esforço necessários para responder a auditorias.
Preserva a Reputação da Empresa – Empresas que cumprem a legislação transmitem mais segurança ao mercado.
Automatizando o Processo Fiscal
A automação da área fiscal pode reduzir erros manuais, garantir a entrega correta das obrigações e otimizar o tempo da equipe. Algumas estratégias incluem:
Utilização de ERPs e Softwares Fiscais
Automação de Obrigações Acessórias
Robôs RPA (Automação de Processos Robóticos)
Inteligência Artificial para Análise Fiscal
Integração com SEFAZ e Receita Federal
Painéis de Controle e Dashboards
6. Contabilidade: Registros e Demonstrações Financeiras
Por fim, a Contabilidade centraliza os registros econômicos e financeiros das novas unidades, garantindo transparência e conformidade. O escopo contempla:
Cadastro de plano de contas e centros de custo;
Geração de lançamentos contábeis automáticos;
Consolidação de balanço patrimonial e DRE;
Apuração de resultados e encerramento contábil.
A contabilidade com registros e demonstrações financeiras adequados é essencial para qualquer empresa porque garante:
Conformidade Legal e Fiscal – Mantém a empresa em conformidade com as exigências fiscais e regulatórias, evitando multas e problemas com auditorias.
Transparência Financeira – Garante que todas as partes interessadas (gestores, investidores, credores) tenham informações confiáveis para tomada de decisão.
Melhor Gestão Financeira – Permite analisar custos, receitas e rentabilidade, auxiliando na projeção de fluxo de caixa e planejamento estratégico.
Facilidade na Captação de Recursos – Empresas com boas demonstrações financeiras têm mais credibilidade ao buscar empréstimos ou investimentos.
Controle de Riscos – Ajuda a identificar fraudes, erros contábeis e possíveis desvios de recursos.
Como Automatizar a Contabilidade para Facilitar a Gestão?
A automação contábil pode ser feita através de ferramentas que integram processos, reduzem erros manuais e otimizam o tempo dos profissionais. Algumas formas de automatização incluem:
ERP Integrado – Sistemas como TOTVS Protheus, SAP e Oracle permitem centralizar dados contábeis e fiscais em tempo real.
RPA (Automação de Processos Robóticos) – Bots podem automatizar lançamentos contábeis, conciliações bancárias e emissão de notas fiscais.
Inteligência Artificial e Machine Learning – Pode ser usada para categorizar despesas, identificar inconsistências e prever fluxos financeiros.
Integração com Bancos e Fisco – Conectar sistemas contábeis às instituições financeiras e órgãos reguladores agiliza processos como conciliação bancária e envio de obrigações acessórias.
Dashboards e Relatórios Automatizados – Ferramentas como Power BI e Tableau permitem a análise em tempo real da saúde financeira da empresa.
Processo básico (macro) da Contabilidade...
Considerações finais...
A implantação de novas filiais exige um trabalho conjunto entre equipe técnica e usuários-chave, garantindo que cada etapa seja validada e alinhada às necessidades do negócio. A metodologia adotada prevê validação e acompanhamento pós-produção, assegurando o sucesso da expansão empresarial.